Kurum İçi Talep ve Onay Akışını Kayıt Altına Alan Portal
Bir talep e-postayla başlar, mesajla hatırlatılır, telefonla sorulur ve son olarak bir Excel satırına yazılırsa süreç ilerliyor gibi görünür. Fakat kimse bütünü göremez.
Bu projede farklı birimler arasındaki başvuru ve onaylar evrak ve parçalı iletişim üzerinden yürüyordu. Talebin kimde beklediğini, neden iade edildiğini veya ne zaman onaylandığını görmek zaman alıyordu.
Sorun form eksikliği değildi
Talebi dijital formdan almak başlangıçtır; süreç değildir.
Gerçek ihtiyaç şu soruların cevaplanmasıydı:
- Bu talebi kim açabilir?
- İlk değerlendirmeyi hangi birim yapacak?
- Eksik bilgi varsa kime dönecek?
- Hangi durumda üst onay gerekecek?
- Karar ve açıklama geçmişi nasıl korunacak?
Bu sorular netleşmeden hazırlanan form yalnızca yeni bir gelen kutusu oluşturur.
Aldığımız sistem kararı
Başvuru, değerlendirme, iade ve onay adımlarını aynı kayıt üzerinde tutan rol tabanlı bir portal kurduk.
Kullanıcı yalnızca kendi yetkisine uygun talepleri ve işlemleri gördü. Bir işlem yapıldığında sorumlu, tarih, durum ve açıklama kayıt altına alındı.
Talep başka birime geçtiğinde bilgi kopyalanmadı; aynı kayıt ilerledi. Böylece geçmiş parçalanmadı.
Yetki neden akışın parçasıdır?
Kurumsal sistemlerde herkesin her şeyi görmesi doğru değildir. Ancak yetkiyi yalnızca menü gizlemek olarak ele almak da yeterli olmaz.
Yetki şu kararları etkiler:
- Kaydı kim açabilir?
- Kim değerlendirebilir?
- Kim yalnızca görüntüleyebilir?
- Kim nihai onay verebilir?
- Hangi birim hangi alanları değiştirebilir?
Bu nedenle rol yapısı ekranlardan önce tasarlandı.
Operasyonda ne değişti?
Talebin durumu, sorumlusu ve geçmişi ortak bir yerde görünür hale geldi. “Kimde bekliyor?” sorusu telefon trafiğinden çıkarak sistemde cevaplandı.
Portal kurum içi ekibe devredildi ve aktif kullanılıyor. Bu devir, dokümantasyonun ve yönetilebilir yapının proje kadar önemli olduğunu gösteriyor.
Benzer bir yapı nerelerde kullanılır?
- Satın alma talepleri
- Teknik destek ve bakım istekleri
- İç hizmet başvuruları
- Belge ve içerik onayları
- Bayi veya tedarikçi başvuruları
- Çok birimli proje değerlendirmeleri
Engin Tasarım hazır bir onay şablonunu dayatmaz. Önce gerçek karar zincirini, istisnaları ve sorumlulukları çıkarır. Sonra süreci herkesin anlayabileceği kadar sade, kurumun kontrolünü koruyacak kadar düzenli bir sisteme dönüştürür.